Chức năng: Tham mưu Lãnh đạo Ban Quản lý về: tham mưu tổng hợp; hành chính quản trị; tài vụ; cải cách hành chính; pháp chế; văn thư lưu trữ; tổ chức bộ máy; thi đua khen thưởng và quản lý Nhà nước về hội quỹ.
Nhiệm vụ:
1. Công tác tham mưu tổng hợp
a. Xây dựng kế hoạch 5 năm, hàng năm; chương trình công tác hàng năm về phát triển KCX, KCN; các chương trình, kế hoạch, đề án liên quan đến lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ban Quản lý.
b. Báo cáo định kỳ hằng quý, hằng năm với Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về tình hình: xây dựng và phát triển KCX, KCN; tiếp nhận, cấp, điều chỉnh, thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Quyết định chấp thuận chủ trương đầu tư; hoạt động của dự án đầu tư; thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước; thực hiện các quy định của pháp luật về lao động và các biện pháp bảo vệ môi trường trong KCX, KCN.
c. Theo dõi, đôn đốc các phòng chuyên môn, đơn vị trực thuộc thực hiện chương trình công tác, đề án, chuyên đề và các kết luận của Lãnh đạo Ban Quản lý và các kết luận, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Hành chính, quản trị văn phòng
a. Đảm bảo công tác bảo vệ, an toàn trật tự, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão trong khuôn viên cơ quan.
b. Quản lý, điều hành, sử dụng cơ sở vật chất cơ quan phục vụ công tác.
c. Chủ trì thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp các đoàn khách đến làm việc tại Ban Quản lý.
d. Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định.
3. Kế toán - tài chính
a. Dự toán ngân sách, kinh phí hoạt động hàng năm của Ban Quản lý, tham mưu Lãnh đạo Ban Quản lý trình Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh phê duyệt và tổ chức thực hiện đảm bảo đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả. Quản lý tài chính, tài sản cơ quan. Phối hợp các Phòng chuyên môn liên quan thực hiện cơ chế tự chủ tài chính của Ban Quản lý.
b. Tham mưu thực hiện công tác phòng chống tham nhũng; thực hành tiết kiệm chống lãng phí.
4. Công nghệ thông tin
a. Xây dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin hàng năm.
b. Chủ trì, phối hợp xây dựng cơ sở dữ liệu về các dự án đầu tư trong KCX, KCN; lưu trữ, khai thác dữ liệu và thực hiện việc kết nối với hệ thống thông tin quốc gia theo quy định.
c. Quản trị các phần mềm sử dụng tại cơ quan Ban Quản lý.
5. Cải cách thủ tục hành chính
a. Chủ trì, phối hợp xây dựng và tổ chức triển khai kế hoạch, chương trình cải cách hành chính hàng năm.
b. Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn tham mưu thủ tục hành chính và dịch vụ công trực tuyến.
c. Tham mưu Lãnh đạo Ban Quản lý về kiểm soát thủ tục hành chính và tổ chức thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.
d. Theo dõi công tác xây dựng, áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam 9001:2015.
6. Pháp chế
a. Thẩm định, tham gia ý kiến đối với công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật, thủ tục hành chính theo quy định của các Phòng chuyên môn; các quyết định, văn bản chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Ban Quản lý.
b. Tổng hợp, giám sát các Phòng chuyên môn trong việc thực hiện công tác: rà soát, hệ thống hóa, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; theo dõi tình hình thi hành pháp luật và kiểm tra việc thực hiện pháp luật của các doanh nghiệp trong KCX, KCN; hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp trong KCX, KCN; công tác bồi thường của Nhà nước theo quy định.
c. Phối hợp với các Phòng chuyên môn thông tin các văn bản quy phạm pháp luật mới ban hành đến công chức, người lao động thuộc cơ quan Ban Quản lý và các Công ty phát triển hạ tầng KCX, KCN.
7. Công tác tổ chức bộ máy
Tham mưu công tác tổ chức bộ máy, biên chế công chức, người lao động, vị trí việc làm; tuyển dụng, sử dụng và quản lý đối với công chức theo phân cấp của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh; đánh giá năng suất chất lượng hiệu quả định kỳ; Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với công chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Ban Quản lý.
8. Thi đua khen thưởng
a. Tổ chức phong trào thi đua và khen thưởng cho công chức và người lao động của Ban Quản lý, các Công ty phát triển hạ tầng và các doanh nghiệp trong KCX, KCN.
b. Thực hiện kế hoạch thi đua khối Văn phòng, khối sở ngành, khối thi đua Ban Quản lý các KCN, KCX, Khu kinh tế (KKT) Miền Đông Nam Bộ.
c. Tham mưu tổ chức thực hiện việc xét, công nhận sáng kiến phục vụ công tác thi đua, khen thưởng.
9. Tham mưu Lãnh đạo Ban Quản lý theo dõi tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc, Hiệp hội các Doanh nghiệp Khu công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh (HBA), Quỹ hỗ trợ công nhân Thành phố Hồ Chí Minh (WSF) theo quy định của pháp luật.
10. Tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của Ban Quản lý và cung cấp thông tin theo quy định. Theo dõi thông tin liên quan đến KCX, KCN trên các phương tiện truyền thông và kịp thời báo cáo với Trưởng ban Ban Quản lý.
11. Làm đầu mối xây dựng, theo dõi Chương trình hợp tác với các Ban Quản lý KCX, KCN, KKT của các tỉnh.
12. Thực hiện các công việc khác do Lãnh đạo Ban Quản lý giao.
