Để đảm bảo thực hiện đúng quy định pháp luật về sử dụng lao động nước ngoài, HEPZA đã có công văn số 2637/BQL-KCN-HCM ngày 12/11/2012 yêu cầu doanh nghiệp thực hiện các nội dung sau:

1- Thực hiện thủ tục để được cấp giấy phép lao động đối với lao động nước ngoài thuộc đối tượng phải có giấy phép lao động:

Rà soát lại tình hình sử dụng lao động nước ngoài, đối chiếu với Khoản 1 Điều 9 Nghị định 34/2008/NĐ-CP ngày 25/3/2008 của Chính phủ đã được sửa đổi, bổ sung quy định về đối tượng không phải có giấy phép lao động, đặc biệt lưu ý trường hợp người nước ngoài là Tổng Giám đốc/Giám đốc doanh nghiệp vì một số doanh nghiệp thường nhầm lẫn đối tượng này không phải cấp giấy phép lao động.

Theo hướng dẫn của Bộ lao động Thương binh và Xã hội tại công văn số 171/CVL-BHTN&QHLĐ ngày 29/7/2008:

“…Trường hợp thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là một tổ chức có một hoặc một số người nước ngoài là đại diện cho tổ chức đó thì những người này phải cấp giấy phép lao động.

Trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên có chủ sở hữu là một tổ chức và có một hoặc một số người nước ngoài là đại diện cho tổ chức đó thì những người này phải cấp giấy phép lao động”.

Do đó, nếu người nước ngoài là Tổng Giám đốc/Giám đốc nhưng không phải là đối tượng được quy định tại Điều 9 của Nghị định thì vẫn phải có giấy phép lao động.

2- Thực hiện báo cáo lao động nước ngoài theo Thông tư 31/2011/TT-BLĐTBXH ngày 03/11/2011 của Bộ lao động Thương binh và Xã hội:

2.1 Đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam không phải cấp giấy phép lao động:

- Gửi báo cáo danh sách trích ngang (theo mẫu số 11) gửi về HEPZA trước 7 ngày kể từ ngày người nước ngoài bắt đầu làm việc.

- Gửi kèm theo các giấy tờ của người nước ngoài theo quy định tại khoản 6 điều 9 của Nghị định 34/2008/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung về HEPZA (phiếu lý lịch tư pháp, giấy chứng nhận sức khỏe, chứng nhận trình độ chuyên môn, ảnh màu).

2.2 Định kỳ 6 tháng và cuối năm, thực hiện chế độ báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài về HEPZA (theo mẫu số 19).

3. Thực hiện việc đăng ký nhu cầu tuyển và sử dụng lao động nước ngoài:

Định kỳ hàng năm trước ngày 15 tháng 12, doanh nghiệp phải đăng ký nhu cầu tuyển và sử dụng người nước ngoài của năm sau theo quy định tại khoản 7 Điều 19 của Nghị định số 34/2008/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung về số lượng, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, mức lương, thời gian làm việc (bắt đầu và kết thúc) theo từng vị trí công việc với HEPZA (theo mẫu số 14 ban hành kèm theo Thông tư 31/2011/TT-BLĐTBXH).

Trường hợp thay đổi nhu cầu sử dụng người nước ngoài thì doanh nghiệp phải đăng ký bổ sung nhu cầu tuyển và sử dụng người nước ngoài trước ít nhất 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày người sử dụng lao động thông báo nhu cầu tuyển người nước ngoài với HEPZA (theo mẫu số 15 ban hành kèm theo Thông tư 31/2011/TT-BLĐTBXH).

4. Gia hạn giấy phép lao động đối với người nước ngoài làm việc theo hình thức HĐLĐ:

Theo Điểm b Khoản 1 Điều 8 Thông tư 31/2011/TT-BLĐTBXH về hồ sơ gia hạn giấy phép lao động bao gồm: “Bản sao hợp đồng học nghề được ký giữa doanh nghiệp với lao động Việt Nam để đào tạo lao động Việt Nam thay thế công việc mà người nước ngoài đang đảm nhiệm hoặc văn bản để chứng minh đã thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo lao động Việt Nam theo quy định tại khoản 1 Điều 132 của Bộ luật Lao động để thay thế cho công việc mà người nước ngoài đang đảm nhiệm. Nội dung chương trình, kế hoạch đào tạo gồm: số lượng người cần đào tạo vào từng vị trí công việc, thời gian và hình thức đào tạo, nơi đào tạo và việc tổ chức thực hiện đào tạo, kết quả đào tạo”.

Tuy nhiên thời gian vừa qua nhiều doanh nghiệp chưa thực hiện việc đào tạo lao động Việt Nam thay thế theo đúng chương trình, kế hoạch. Để có cơ sở gia hạn GPLĐ, khi đề nghị gia hạn, HEPZA yêu cầu người sử dụng lao động phải có văn bản nêu rõ lý do vì sao vẫn chưa đào tạo được lao động Việt Nam thay thế và phải cam kết thời hạn đào tạo nhất định để lao động Việt Nam sớm làm được công việc đó và thay thế cho người nước ngoài.

5. Về quản lý giấy phép lao động:

Trong thời hạn 15 ngày đối với các trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực hoặc vô hiệu theo quy định tại Điều 12 của Nghị định số 34/2008/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung thì doanh nghiệp phải gửi báo cáo bằng văn bản đến HEPZA về các trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực hoặc vô hiệu và gửi kèm theo giấy phép lao động hết hiệu lực hoặc vô hiệu, trường hợp không gửi kèm theo giấy phép lao động phải nêu rõ lý do.

6. Thực hiện thủ tục đăng ký tạm trú cho lao động nước ngoài.

7. Trong thời gian vừa qua có một số trường hợp ngừng việc tập thể xuất phát từ mâu thuẫn trong công tác quản lý giữa cán bộ người nước ngoài với người lao động Việt Nam. HEPZA đề nghị các doanh nghiệp nhắc nhở chuyên gia nước ngoài cách ứng xử phù hợp với người lao động để đảm bảo quan hệ lao động hài hòa, ổn định, hạn chế tranh chấp lao động cá nhân và tập thể..

Trường hợp doanh nghiệp vi phạm các quy định nêu trên sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 15.000.000 – 30.000.000 đồng cho mỗi hành vi vi phạm theo Điều 14 Nghị định 47/2010/NĐ-CP ngày 06/5/2010 của Chính phủ xử phạt vi phạm hành chính về pháp luật lao động.