Ngày 15 tháng 05 năm 2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng ngày 26 tháng 11 năm 2024. Nghị định này nhằm hướng dẫn cụ thể việc tổ chức, hoạt động công chứng, quản lý công chứng viên, và ứng dụng công nghệ trong công chứng điện tử, góp phần nâng cao hiệu quả và minh bạch trong lĩnh vực công chứng. Dưới đây là tóm tắt các nội dung chính có liên quan đến thực hiện ứng dụng công nghệ trong công chứng điện tử:

1. Tổ chức hành nghề công chứng (Điều 8-17)

Chuyển đổi thành Văn phòng công chứng: Sở Tư pháp xây dựng đề án, lấy ý kiến công chứng viên và các bên liên quan, trình UBND cấp tỉnh phê duyệt. Lộ trình chuyển đổi hoàn thành chậm nhất vào 31/12/2026 (Phòng tự chủ toàn bộ chi), 31/12/2027 (tự chủ chi thường xuyên), hoặc 31/12/2028 (các trường hợp khác). Giải thể: Phòng công chứng không chuyển đổi được sẽ giải thể sau khi giải quyết chế độ, chính sách cho công chứng viên và người lao động.

Văn phòng công chứng: Có thể tổ chức theo loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh. Chuyển đổi từ doanh nghiệp tư nhân sang công ty hợp danh cần đáp ứng các điều kiện về nợ, nghĩa vụ tài sản, và thỏa thuận tiếp nhận lao động. Hồ sơ chuyển đổi gồm đơn đề nghị, quyết định bổ nhiệm công chứng viên hợp danh, dự thảo điều lệ, cam kết/thỏa thuận liên quan.

2. Công chứng điện tử (Điều 51-54)

Nền tảng công chứng điện tử: Phải xác thực tài khoản định danh điện tử mức độ 2 trở lên, có công nghệ kiểm tra bản sao điện tử, hỗ trợ video call, kết nối cơ sở dữ liệu công chứng theo thời gian thực, và sử dụng chữ ký số hợp pháp. Đảm bảo an toàn thông tin cấp độ 3 trở lên.

Quy trình công chứng điện tử trực tiếp/trực tuyến: Công chứng viên khởi tạo giao dịch, tải văn bản lên nền tảng. Người yêu cầu công chứng đọc văn bản, xuất trình giấy tờ để đối chiếu. Công chứng viên xác thực nhân thân, chứng kiến ký số, kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số, ký số và gắn dấu thời gian vào văn bản. Văn bản công chứng điện tử được gửi qua email hoặc phương thức lưu trữ do người yêu cầu đăng ký.

Trách nhiệm: Tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại do lỗi của công chứng viên hoặc nhân viên.

3. Quản lý nhà nước về công chứng (Điều 62-63)

UBND cấp tỉnh: Quyết định thành lập/chuyển đổi/giải thể Phòng công chứng, ban hành danh mục địa bàn cho Văn phòng công chứng doanh nghiệp tư nhân, hỗ trợ Văn phòng công chứng ở vùng khó khăn, và quản lý Hội công chứng viên địa phương. Sở Tư pháp: Hỗ trợ UBND cấp tỉnh, kiểm tra công chứng viên, cập nhật danh sách miễn nhiệm, và đăng tải thông tin công chứng.

Nghị định 104/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, thay thế Nghị định 29/2015/NĐ-CP, góp phần hiện đại hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng. Ban Quản lý khuyến nghị các Công ty có dự án hoạt động trong hệ thống các KCX-KCN Thành phố nắm bắt và tuân thủ quy định mới về ứng dụng công nghệ trong công chứng điện tử, góp phần nâng cao hiệu quả và minh bạch trong lĩnh vực công chứng.